山东师范大学国际会议申办程序和注意事项

2007年07月25日 13:32
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随着学校的发展和国际化进程的不断深入,我校各院部及科研机构的对外教育合作与学术交流活动日渐频繁。为规范举办国际学术会议申报程序,提高会议的质量及效益,根据上级有关部门文件精神,校内单位承办国际会议申报手续及有关注意事项如下:  

一. 国际会议申报程序  

1.国际交流与合作处(以下简称国际处)负责我校国际学术会议的申报及管理工作。  

2.申办单位应提前4个月(涉台的应提前7个月)填写《山东师范大学内部请示报告》,经院(部)、直属科研机构负责人签字盖章后报校国际处。经学校相关职能部门研究并报学校批准后,由国际处负责行文报上级主管部门审批。  

3.关于举办国际会议的《山东师范大学内部请示报告》应包含如下内容:  

  1. 申办、承办、举办国际会议的必要性  

  2. 主办单位及协办单位的名称  

  3. 举办会议的背景、主要议题与内容  

  4. 会议名称、举办日期、会期、地点(城市);  

  5. 与会人员范围、总数及外宾人数(名单、国籍、工作单位、职务、出席身份)  

  6. 会议日程;  

  7. 经费来源;  

  8. 相关涉台和其他敏感问题及对策,有关国际组织情况等,并附有关背景材料;  

  9. 台湾参会代表必须报送相关的背景材料  

二. 会议筹备  

(一) 申办单位收到会议批复后,由会议秘书处负责向出席会议的境外代表发正式邀请函。需山东省人民政府邀请函申请签证者,由国际处负责办理相关手续,有关事项参见“如何办理邀请来华人员邀请函?”;  

(二) 申办单位负责落实经费来源、会场及会议所需设施,并应及早召集会议筹备人员及相关单位,协调分工,认真、仔细地做好会前的各项准备工作,确保达到预期效果;  

三. 会务及注意事项  

(一)举办国际学术会议,一般不邀请非建交国家的代表参加;如果有代表主动要求参加,应予以婉拒。如确有与会的必要,申办单位应及时将该与会代表的简历等背景材料报学校国际处,并按规定逐级向上申报;  

(二)如邀请台湾代表参会,应及时向校国际处说明,并将代表的背景材料报校国际处,台湾代表的论文或发言稿件要认真检查。拒绝台独言论。反对一中一台;  

(三) 对涉及重大敏感问题的国际学术会议及拟邀请非建交国家人士,国际知名人士,有特殊背景的人员等代表参加的国际会议,申办单位要从政治上权衡利弊,并严格按报批程序申报;  

(四)未经批准,任何部门和单位都不得擅自筹备或对外承诺举办国际学术会议,不得向与会代表发出邀请。对外方提议协办或联合主办的国际学术会议,如背景可疑,并带有对我不利的政治意图的,应予以拒绝;  

(五)申办单位要组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查,对有政治性错误内容的论文,应及时要求改正或取消论文在会议上发表;  

(六) 申办单位应遵守外事纪律,坚持内外有别原则,严格遵守保密制度。凡涉及敏感及不明事宜应及时与学校外事办公室联络,不得随意对外表态;  

(七)若会议级别较高,拟邀请国内、外重要人士参会,申办单位应提前3个月将人员名单及背景材料报学校国际处,由国际处协调安排接待及校领导会见等事宜;  

(八)申办单位应对与会代表的接送、食宿、交通等会务工作做出周密安排,确保与会代表安全;  

(九) 申办单位应注意收集、保存与会议有关的文字材料、重要照片、录音录像、论文集等,会议结束后连同会议总结报学校国际处汇总后,由学校综合档案室存档;  

(十) 举办国际会议应厉行节约,严格按照有关规定,限定经费开支范围和开支标准,不得以盈利为目的;  

(十一) 凡由我校举办的国际学术会议都应以“山东师范大学”冠名。  

四、附则  

1. 本办法同样适用于双边及两岸的学术会议。  

2. 本办法自公布之日起执行,由学校国际处负责解释。